Stammdaten sind die DNA des ERP. Kunden, Lieferanten, Artikel, Kostenstellen, Stücklisten — wenn diese Grunddaten inkonsistent, veraltet oder inkomplett sind, sind alle darauf aufbauenden Prozesse kompromittiert. Rechnungen gehen an falsche Adressen. Bestellungen werden doppelt angelegt. Berichte sind nicht vergleichbar. Dieses Problem ist in fast jedem mittelständischen Unternehmen vorhanden und wird fast nie priorisiert, bevor die nächste ERP-Migration es erzwingt.
Die 6 häufigsten Stammdaten-Symptome
Doppelte Kundennummern
Derselbe Kunde hat 3 verschiedene Nummern — angelegt von verschiedenen Abteilungen zu verschiedenen Zeitpunkten. Keine Gesamtsicht auf den Kunden möglich.
Veraltete Lieferantendaten
Ansprechpartner haben das Unternehmen verlassen, Bankverbindungen sind geändert, Adressen stimmen nicht mehr. Zahlungsläufe ins Leere.
Inkonsistente Artikelstammdaten
Gleicher Artikel unter verschiedenen Bezeichnungen, Einheiten, Preisen. Lagerbewertung unmöglich. Einkauf bestellt was bereits auf Lager ist.
Veraltete Preislisten
Preiskonditionsmodelle aus der Vergangenheit die niemand gepflegt hat. Rechnungen auf Basis falscher Preise. Manueller Korrekturaufwand täglich.
Fehlende Pflichtfelder
Datensätze ohne Kategorie, ohne Verantwortlichen, ohne Gültigkeit. Reports können nicht gefiltert werden. Compliance-Anforderungen nicht erfüllbar.
Kein Data Owner
Niemand ist für die Qualität eines Datensatzes verantwortlich. Jeder darf ändern — niemand muss pflegen. Chaos ist das vorhersehbare Ergebnis.
Die 5 Stammdaten-Kategorien und ihre Eigentümer
Kundenstamm
Owner: Vertrieb / CRM
Enthält: Kontaktdaten, Konditionen, Segmentierung
Lieferantenstamm
Owner: Einkauf
Enthält: Konditionen, Bankdaten, Lieferzeiten
Artikelstamm
Owner: Produkt-Management / Einkauf
Enthält: Bezeichnungen, Einheiten, Preise, Kategorien
Kostenstellen / Org-Stamm
Owner: Finance / Controlling
Enthält: Buchungslogik, Reporting-Struktur
Stücklisten / Rezepturen
Owner: Engineering / Produktion
Enthält: Komponenten, Mengen, Versionen
Mitarbeiterstamm
Owner: HR
Enthält: Rollen, Berechtigungen, Kostenstellenzuweisung
Stammdaten-Governance in 5 Schritten aufbauen
Data Owner benennen
Für jede Stammdaten-Kategorie eine verantwortliche Person oder Rolle. Diese Person ist die letzte Instanz für Qualität und Freigabe — nicht "alle".
Bestandsdaten bereinigen
Audit: Was ist vorhanden? Was ist veraltet, doppelt, unvollständig? Merge-Regeln definieren. Archivierungskonzept erstellen. Das ist ein Projekt mit Start und Ende — kein Dauerthema.
Eingabestandards definieren
Was sind Pflichtfelder? Welche Benennungskonventionen gelten für Artikel? Wie werden Kunden aus dem gleichen Konzern zusammengefasst? Schriftlich, verbindlich.
Berechtigungskonzept durchsetzen
Wer darf Stammdaten anlegen? Wer darf ändern? Wer darf löschen? Vier-Augen-Prinzip für kritische Daten. Systemseitig erzwingen — nicht auf Vertrauen setzen.
Qualitätsmonitoring einführen
Monatlicher Report: Vollständigkeit der Pflichtfelder, Datensätze ohne Owner, inkonsistente Kategorisierungen. Was gemessen wird, verbessert sich.
„Ein ERP, das auf schlechten Stammdaten läuft, ist wie ein Präzisionsinstrument, das mit falschen Ausgangswerten kalibriert wurde. Das Ergebnis ist präzise falsch."
Stammdaten-Qualität ist kein IT-Problem — es ist ein Organisations- und Führungsproblem. Wer keine Ownership-Struktur hat, keine Standards und keine Kontrolle, produziert immer wieder Chaos — egal wie oft bereinigt wird. Die Governance schlägt die Bereinigung.