Es klingt wie eine banale Zuständigkeitsfrage: Wer darf im ERP Artikel anlegen, Stücklisten erfassen, Preise hinterlegen? In der Praxis ist es eine der folgenreichsten Entscheidungen im Betrieb. Denn was einmal falsch eingetragen ist, zieht sich durch das gesamte System — in Bestellungen, Rechnungen, Lieferungen, Kunden-E-Mails.
Was passiert, wenn jeder darf
In einem MedTech-Unternehmen mit flacher Hierarchie wurde der ERP-Zugang für Stammdaten nicht geregelt. Das Ergebnis: doppelte Artikelnummern für dasselbe Produkt (verschiedene Eingabepersonen, niemand hat vorher nachgeschaut), Produktbeschreibungen, die nicht mit der technischen Dokumentation übereinstimmen, Stücklisten mit fehlenden Komponenten. Wenn dann ein Produkt nicht mehr hergestellt wird, gibt es keinen Prozess der die Daten archiviert oder als veraltet markiert — sie bleiben aktiv, werden weiter bestellt, kommen als falsches Produkt beim Kunden an.
Das ist kein Einzelfall. Es ist das vorhersehbare Ergebnis von unkontrolliertem Zugang zu einem System das Präzision als Grundvoraussetzung hat.
Warum Datenpflege Fachkompetenz ist
Ein ERP-Eintrag ist kein Formular das man ausfüllt. Ein Artikeldatensatz enthält:
- Produktbeschreibung (muss mit technischer Doku übereinstimmen)
- Produktklassifikation (bestimmt Lager, Logistikweg, Steuer)
- Stückliste (jede fehlende Komponente = Fertigungsstop oder Falschlieferung)
- Einheit, Verpackungseinheit, Mindestbestellmenge
- Lieferanten-Zuordnung, Einkaufspreise, Kalkulationsbasis
- Qualitätsstatus, Zulassungsrelevanz (in MedTech: kritisch für Regulatory)
Wer einen Eintrag anlegt, muss das Produkt, den Prozess und die Systemlogik verstehen. Es braucht keine IT-Ausbildung — aber es braucht jemanden, der die Reichweite von Fehlern versteht.
Qualifikationen: Wer sollte Zugang haben?
Muss wissen
- Produktkenntnisse (was das Produkt ist, wofür es eingesetzt wird)
- Grundlagen der Produktklassifikation
- Stücklistenlogik (was gehört zu was)
- Relevante Einheiten und Verpackungslogik
- Wie Daten in Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen weitergeführt werden
Muss können
- Prüfen ob Artikel bereits existiert (Duplikate verhindern)
- Fehlende oder widersprüchliche Angaben erkennen
- Mit Fachabteilungen (QM, Einkauf, Logistik) abstimmen
- Dokumentation verstehen und auswerten
- Konsequenzen eines Fehlers im Downstream beschreiben
„Nicht jeder Hans und Franz gehört ins System. ERP-Zugang ist kein Benefit — er ist Verantwortung."
Der richtige Prozess: Schritt für Schritt
Produktbeschreibung, technische Spezifikation, Einsatzgebiet, Klassifikation. Dies ist der Ausgangspunkt — ohne vollständige Definition geht nichts weiter.
Qualitätsmanagement prüft Zulassungsrelevanz und Dokumentationspflichten. Logistik prüft Lageranforderungen, Verpackung, Gewicht. Einkauf prüft Lieferantenverknüpfung und Einkaufskonditionen.
Nur die Personen die am Querschnitts-Check beteiligt waren und das Produkt kennen. Der Eintrag bleibt zunächst inaktiv / gesperrt.
Keine inhaltliche Prüfung — aber Datenbankintegrität, Zuordnung zu richtigen Tabellen, keine technischen Fehler oder Duplikate.
Vier-Augen-Prinzip: PM, Einkauf (oder Logistik) bestätigen schriftlich (E-Mail, Ticket) dass der Datensatz korrekt und vollständig ist.
Erst jetzt ist der Artikel bestellbar, planbar, lieferbar. Ab diesem Moment gilt er als verbindlicher Datensatz.
Der Point of No Return
Ab dem Moment des ersten echten Einsatzes gibt es kein einfaches Zurück mehr
Sobald ein Artikel in einer Bestellung, einem Lieferschein oder einer Rechnung verwendet wurde, ist er im System verankert. Fehlerkorrekturen sind dann keine einfachen Edits mehr — sie brauchen Stornierungen, Korrekturbuchungen, Benachrichtigungen, manchmal Behördenmeldungen (in Regulated Industries). Das ist der Grund warum die Qualitätsprüfung VOR dem Livegang stattfinden muss.
Die häufigsten Fehler in der Praxis
| Fehler | Ursache | Folge |
|---|---|---|
| Doppelte Artikelnummern | Zwei Personen legen dasselbe Produkt unabhängig voneinander an, niemand prüft vorher | Falsche Lagermengen, Bestellungen auf falschen Artikel, Inventarungenauigkeiten |
| Beschreibung passt nicht zur Technik | Einkauf trägt ein was der Lieferant schreibt, ohne mit PM abzugleichen | Kunde erhält falsches Produkt oder stellt falsche Verwendung in Betrieb |
| Fehlende Stücklistenkomponenten | Stückliste wird während Produktentwicklung nicht aktuell gehalten | Produktion kann nicht vollständig fertigen, Lieferung unvollständig |
| Veraltete Artikel bleiben aktiv | Kein Prozess für Deaktivierung von EOL-Produkten (End of Life) | Bestellungen auf nicht mehr lieferbares Produkt, Lieferverzug |
| Falsche Einheiten | Einheit wird angenommen statt nachgefragt (Stück vs. Karton vs. Palette) | Über- oder Unterbestellung, Lieferant versteht Menge anders als Einkauf |
Wer sollte keinen Schreibzugang bekommen
- Personen ohne Produktverständnis (z. B. reine Verwaltung ohne Fachbezug)
- Neue Mitarbeitende ohne Einarbeitung und Freigabe
- Externe ohne klare Protokollierung und Prüfpflicht
- Personen, die nicht wissen was eine Stückliste ist und wofür sie genutzt wird
Lesezugang ist unkritisch und kann breiter vergeben werden. Schreibzugang ist ein Privileg das an Kompetenz und Prozesstreue geknüpft sein muss.
ERP-Daten sind das Gedächtnis des Unternehmens. Schlechte Daten kosten nicht einmalig — sie kosten jeden Tag, in jeder Bestellung, in jedem Lieferschein, in jedem Kundengespräch. Der Aufwand für einen sauberen Prozess ist einmalig. Der Schaden durch schlechten Prozess ist dauerhaft.